Pullach, 11.3.2016. Über die berufliche E-Mail-Nutzung hat jeder Beschäftigte eine persönliche Meinung, doch den meisten Unternehmen fehlt es an einem klaren, objektiven Gesamtbild. Der Service „E-Mail-Audit“ von SofTrust Consulting verschafft der Unternehmensführung dieses Gesamtbild und damit eine Entscheidungsgrundlage für Maßnahmen zur Verbesserungen beim Einsatz von E-Mail.
SofTrusts E-Mail-Audit erhebt im Unternehmen den aktuellen Stand der E-Mail-Nutzung. Die von SofTrust-Beratern durchgeführte Bestandsaufnahme betrachtet Mengengerüste, Arbeitsmethoden, Arbeitsabläufe und Strukturen beim Umgang mit E-Mail. Ferner werden der Wissensstand und die Einstellung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Medium E-Mail erhoben.
Ein E-Mail-Audit empfiehlt sich vor jedem Change-Projekt das die Benützung von E-Mail verbessern will. Zum einen, weil die qualitativen und quantitativen Analyseergebnisse des E-Mail-Audits die Schwachpunkte im Umgang mit E-Mail aufzeigen. Das Unternehmen erhält aus der E-Mail Bestandsaufnahme verlässliche Informationen an welchen Stellen es bei der Optimierung von E-Mail sinnvollerweise intervenieren sollte – und wo dies nicht nötig ist. Zum anderen macht ein E-Mail-Audit vor dem Change-Prozess schon deshalb Sinn, weil die Analyse auch die Änderungsbereitschaft der Mitarbeitenden erhebt - und somit eine Aussage über die Schwierigkeit des angedachten Änderungsprojekts macht. Ein bereits von vorn herein vorhersehbares Scheitern mit seinen hohen Kosten wird so vermieden.
Der zweite große Einsatzbereich von E-Mail-Audits dient der Überprüfung inwieweit vorhandene E-Mail-Richtlinien von den Mitarbeitenden eingehalten werden. So prüft SofTrust beispielweise nach E-Mail-Optimierungs-Projekten, ob die im Projekt anvisierten Ziele erreicht wurden. Unternehmen können einen E-Mail Audit auch beauftragen um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Das ist beispielsweise beim Verbot der privaten E-Mail-Nutzung notwendig.
„Der Gesetzgeber verlangt bei Verboten, dass deren Einhaltung regelmäßig überprüft wird“, sagt Susanne Wagner von SofTrust Consulting. „Sofern diese Überprüfungen unterlassen werden gehen Gerichte von einer stillschweigenden Duldung der privaten E-Mail-Nutzung aus und sprechen entsprechend Recht.“ Unternehmen sind deshalb gut beraten, die Einhaltung des Verbots regelmäßig zu überprüfen. Revisionsabteilungen können diese Aufgabe an SofTrusts E-Mail-Audit-Service aussourcen.
E-Mail Audits werden von SofTrusts E-Communication-Beratern nach einem Verfahrensmodell durchgeführt, das über mehrere Jahre entwickelt wurde. Die Praktikabilität dieser Vorgehensweise wurde in zahlreichen Organisationsentwicklungsprojekten zur E-Mail-Nutzung verifiziert.
Information zu SofTrust und Maßnahmen zum besseren Umgang mit E-Mail und anderen elektronischen Kommunikationsmedien gibt es bei SofTrust Consulting. (http://www.softrust.com)