Pullach, 26.9.2016. E-Mail wächst vielen Unternehmen über den Kopf. Immer mehr versuchen sich durch einen Technologiesprung zu Collaborations-Plattformen und zu Sozialen Netzwerksystemen zu retten. Solange bei der Einführung dieser Technologien nichts grundlegend anders gemacht wird als bei der vormaligen Einführung von E-Mail werden diese Projekte allerdings überwiegend scheitern. Ein aktives Transformationsmanagement ist für den nachhaltigen Erfolg von E-Collaborations- und Social Network-Projekten unumgänglich.
SofTrust Consulting gestaltet seit über 15 Jahren E-Communication-Kultur in internationalen Organisationen. Seit einigen Jahren steigt die Zahl jener Unternehmen, die auf moderne Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit umsteigen möchten. Connections, Yammer und Skype for Business sind Vertreter der Plattformen von denen sich die Unternehmen Produktivitäts- und Qualitätsverbesserungen erwarten. Alle Unternehmen betrachten vor der Einführung intensiv die technischen Seite der Projekte und die Funktionsumfänge der Lösungen. Die Aspekte der Akzeptanzschaffung und richtigen Nutzung werden dagegen als untergeordnet angesehen. Das rächt sich im Verlauf der Projekte.
„Die meisten Unternehmen kommen viel zu spät zu uns“, sagt Günter Weick, Senior Berater bei SofTrust Consulting. „Sie haben sich bereits für eine Technologie entschieden und wollen nun noch auf die Schnelle ein Einführungsprogramm haben – und das häufig auch noch ‚so billig als möglich‘. Doch so funktioniert das nicht.“ Erfolgreiche Einführungsprojekte von unternehmensorientierten Sozialen Plattformen und Collaborationsplattformen binden von Beginn ein Transformationsmanagement ein. So entsteht eine Lösung aus einem Guss, bei der parallel zur technischen Ausgestaltung auch die Akzeptanz im Unternehmen für die neue Technologie wächst.
Dort wo die organisierte Einführung der neuen Technologien nicht ernst genug genommen wird werden die mit den neuen Systemen verfolgten Ziele für gewöhnlich nicht erreicht. In einer von SofTrust Consulting im Mai 2016 durchgeführten Stichprobenuntersuchung in Chefsekretariaten sagten alle Chefsekretärinnen jener Unternehmen, die bereits eine Social Network- Plattform haben, dass diese für ihre tägliche Arbeit keine Rolle spielt.
„Die Nichtakzeptanz der neuen Systeme ist das häufigste Problem“, sagt Günter Weick, „gefolgt von den Fällen, in denen Führungskräfte das Gefühl haben den Teufel mit dem Beelzebub ausgetrieben zu haben.“ Immer wieder stellen Unternehmen fest, dass ihre Mitarbeiter mit den neuen Medien noch viel mehr als früher kommunizieren – ohne dass dadurch eine Qualitätsverbesserung erzielt würde. Im Gegenteil, es steht weniger Zeit für die tatsächliche Arbeit zur Verfügung.
„Man kann mit Tranformationsmanagement nicht alle Probleme verhindern, aber doch so viele, dass das Projekt eine Chance auf Erfolg hat“, sagt Günter Weick. „Es kann aber auch sein, dass das Transformationsmanagement bereits in einer sehr frühen Phase aufzeigt, dass das Projekt zum jetzigen Zeitpunkt keine Akzeptanz finden wird. Das ist zwar hart, aber immer noch besser als viele Ressourcen umsonst zu investieren und der Organisation ein Misserfolgsergebnis zu geben.“