Hintergrund zu diesem Fragebogen SofTrust Consulting führt eine Eigenbefragung zur aktuellen E-Mail-Situation von Chef-SekretärInnen/AssistentInnen in deutschsprachigen Unternehmen durch. Sofern Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit dazu beitragen können, wären wir Ihnen für das Ausfüllen des Fragebogens sehr verbunden. Es dauert nur ca. 5 Minuten. TeilnehmerInnen erhalten die resultierende Studie natürlich kostenlos. So erfahren Sie, wie sich Ihre E-Mail-Belastung mit der von KollegInnen in anderen Unternehmen vergleicht. Natürlich würden wir uns freuen, wenn Sie andere Sekretärinnen/Assistentinnen zur Teilnahme ermutigen würden. 1. Wie wichtig ist E-Mail als technisches Kommunikationsmittel für Ihren beruflichen Alltag? E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel E-Mail ist das zweitwichtigste Kommunikationsmittel E-Mail ist eines von mehreren Kommunikationsmitteln E-Mail ist weniger wichtig 2. Welche anderen Kommunikationsmittel setzen Sie neben E-Mail regelmäßig beruflich ein (Mehrfachnennungen möglich)? Instant Messaging (Chat) Video conferencing Innerbetriebliche soziale Netzwerke Unified Messaging Plattform Sonstige Welche "sonstigen" Kommunikationsmittel setzen Sie ein? 3 a. Wie viele Posteingänge (Inboxes) müssen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit sichten? Gemeint sind Ihr eigener Posteingang sowie jene Posteingänge, die Sie für Ihre/n Chef/in, Kollegen oder den Bereich regelmässig sichten müssen. 3 b. Wie viele dieser Posteingänge (Inboxes) sind Sammel-Inboxen? Eine Sammel-Inbox trägt für gewöhnlich den Namen einer Abteilung. Auch "info@firma.com" ist eine Sammel-E-Mail-Adresse. 4. Wie häufig schauen Sie jeden Tag nach neu eingetroffenen E-Mails? 1 - 3 Mal 4 - 10 Mal 11 - 20 Mal über 20 Mal immer, wenn neue Post eintrifft 5 a. Wie viele E-Mails erhalten Sie jeden Tag in Ihrem EIGENEN Posteingang (ohne Werbe-Spam)? 5 b.Wie viele E-Mails müssen Sie jeden Tag in den Inboxes ANDERER sichten (ohne Werbe-Spam)? 6. Wie viele E-Mails schreiben Sie selbst jeden Tag in etwa? 7. Wie lange liegt Ihre letzte Schulung zum E-Mail-System zurück? Weniger als 12 Monate Zwischen 1 - 3 Jahren Mehr als 3 Jahre Ich hatte noch nie eine formale E-Mail-Schulung Gefragt ist hier, wann Sie letztmals eine ordentliche Schulung zu Ihrem E-Mail-Client erhalten haben, also zu Outlook, IBM Notes, Groupwise, etc. Aufgrund der vielfältigen Funktionen sollte die Schulung mindestens 4 Stunden gedauert haben. 8. Wie lange liegt Ihre letzte Schulung zum richtigen UMGANG mit E-Mail zurück? Weniger als 12 Monate Zwischen 1 - 3 Jahren Mehr als 3 Jahre Ich hatte noch nie eine formale Schulung zum richtigen Umgang mit E-Mail Im Gegensatz zu einer Schulung, bei der primär vermittelt wird, wie das E-Mail-System zu bedienen ist (Funktionen, Optionen, etc.) geht es bei dieser Art von Training darum, wie E-Mail optimal genutzt werden sollte. Vergleich: Wer gelernt hat, mit MS Word umzugehen kann noch nicht automatisch einen guten, der Norm entsprechenden Geschäftsbrief schreiben. 9. Sichten Sie die Mails Ihres Chef/Ihrer Chefin BEVOR diese sie lesen? Ja, immer Meistens Eher selten Nein 10. Welche Aktionen nehmen Sie am Posteingang Ihres/Ihrer Vorgesetzten ohne Rücksprache vor (Mehrfachnennung möglich)? Keine, mein Chef/meine Chefin macht alles selbst Löschen überflüssiger E-Mails Ablage von E-Mails, die mein Chef/meine Chefin nicht sehen muss Beantworten von E-Mails Weiterleiten von E-Mails Sonstiges (siehe unten) Sonstige Maßnahmen, die Sie an den E-Mails des/der Vorgesetzen ergreifen 11. Wie informieren Sie Ihren Chef/Ihre Chefin über von Ihnen vorgenommene Maßnahmen (Mehrfachnennung möglich)? Überhaupt nicht Ich kopiere Chef/Chefin auf alle wichtigen E-Mails (Cc) Ich Informiere Chef/Chefin mündlich Ich schreibe regelmäßig Tätigkeitsprotokoll/Bericht Auf andere Weise ... Andere Art, wie Sie Ihren Chef über Ihre Maßnahmen informieren 12. Tippt Ihr Chef/Ihre Chefin selbst E-Mails? Praktisch ständig Oft Gelegentlich Praktisch nie 13. Wie sind Sie in die E-Mail-Kommunikation des/der Vorgesetzten eingebunden (Mehfachnennung möglich)? Ich bin von Chef/Chefin nicht systematisch eingebunden Ich werde von Chef/Chefin auf alle wichtigen E-Mails kopiert (Cc, Bc) ich sichte den Ordner "Gesendete Objekte" Auf andere Weise ... Andere Einbindung in E-Mail-Kommunikation 14. Wie zufrieden sind Sie mit der Einbindung? Sehr zufrieden (ich bin ständig über alles informiert) Weitgehend zufrieden (ich bin meist informiert/ es gibt selten Probleme) Immer wieder unzufrieden (häufig fehlen mir wichtige Infos) Eher unzufrieden (es kommt zu oft zu unnötigen Problemen) Demographische Informationen In welchem Land sind Sie angesiedelt? - Keine -DeutschlandÖsterreichSchweizKeine Angabe Wie viele Mitarbeiter hat Ihre Organisation/Ihr Unternehmen? bis 100 101-500 501-1.000 1.001 - 5.000 über 5.000 Welchem Wirtschaftszweig gehört Ihre Organisation an? Dienstleistung Produzierendes Gewerbe Öffentliche Verwaltung Sonstige keine Angabe Für welche Ebene arbeiten Sie? - Keine -Erste Ebene (Geschäftsleitung)Zweite EbeneAndere EbeneKeine Angabe Für welche Führungskraft arbeiten Sie (überwiegend)? Weibliche Führungskraft Männliche Führungskraft Gemischt Ich möchte keine Angabe machen Sofern Sie die fertige Studie (kostenlos) zugesandt erhalten möchten, geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse bekannt: Die E-Mail-Adresse wird von Ihren Antworten getrennt, die Anonymität Ihrer Antworten ist dadurch gesichert. Natürlich können Sie auch auf eine Angabe Ihrer E-Mail-Adresse verzichten und sich stattdessen für Ende Mai einen Termin in Ihren Kalender eintragen. Ende Mai sollte die Studie vollendet und dann von dieser Website herunterladbar sein. Herzlichen Dank! Sie haben uns sehr geholfen! Bitte geben Sie den Fragebogen noch mit einem Klick auf "absenden" ab.
