E-Communication Tipps und Tricks

Hier die Tipps, Tricks und Einsichten der vier letzten Newsletter:

Sofern Sie mehr als 40 E-Mails pro Tag erhalten sollten Sie sich überlegen, ob es nicht ein guter Vorsatz für 2017 wäre, die E-Mail-Belastung zurückzufahren. Den wichtigsten Schlüssel für weniger E-Mails halten Sie selbst in der Hand. Indem Sie selbst weniger e-mailen erhalten Sie auch selbst weniger E-Mails. Etwa 60 Prozent Ihrer eingehenden E-Mails werden nämlich durch Ihre Ausgangs-E-Mails angestoßen ! In unseren Schulungen stellen wir immer wieder fest, dass Teilnehmern dieser Zusammenhang zwischen Postausgang und überquellendem E-Mail-Eingang unklar ist. Die eine Seite (selbst emailen) wird als bequeme Lösung betrachtet, die andere Seite (sehr viele E-Mails erhalten) dagegen zunehmend als Belastung empfunden. Dabei handelt es sich lediglich um zwei unterschiedliche Seiten der selbem Medaille. Es gilt die einfache Regel: „Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“. Jede E-Mail führt mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit zu einer E-Mail-Reaktion. Ein skeptischer Schulungsteilnehmer machte einmal die Probe aufs Exempel. Von seinem Smartphone aus schickte er noch während der Schulung eine belanglose E-Mail an zwei Verteilerlisten mit insgesamt 60 Empfängern (Text: „Zur Info: bei Aldi sind die Bananen billiger als bei Lidl“). Innerhalb einer Stunde hatte er von über 10 Prozent der Empfänger Antworten. Die Reaktionen reichten von „Ich verstehe die E-Mail nicht“, über „Penny ist noch billiger“ bis hin zu „Ihre E-Mail erinnerte mich daran, dass ich Ihnen schon lange einmal …“ . Bedenklich war, dass während der Schulung auch noch Antworten/Kommentare von Leuten kamen, die ursprünglich nicht auf dem Verteiler standen. Denken Sie daran: Es gibt einen einfachen Weg, sich eine gute Anzahl von E-Mails vom Leibe zu halten den Sie aktiv gehen können. Überlegen Sie sich vor dem E-Mail-Schreiben, ob diese E-Mail wirklich notwendig ist und – falls ja – ob wirklich alle Empfänger auf dem Verteiler stehen müssen. Wenn Sie dies tun, werden Sie 2017 eine spürbare E-Mail-Entlastung erfahren.

Unternehmen versuchen zunehmend ihre unternehmensinterne Kommunikation durch neue Kommunikationsplattformen schneller und besser zu machen. Nachdem Plattformen wie Facebook und WhatsApp im privaten Umfeld die E-Mail bereits weitgehend abgelöst haben, liegt es nahe, im Unternehmen ähnliche Produkte einzusetzen. Soziale Netzwerke und Collaborations-Plattformen wie Yammer, Connections, Beezy, Hoozin, Sitrion und Skype for Business rücken deshalb in den Fokus der Unternehmen.

SofTrust Consulting hat in den vergangenen Jahren zahlreiche E-Communication-Projekte begleitet und dabei sechs Hauptfehler identifiziert, die Soziale-Netzwerk-Projekte für gewöhnlich scheitern lassen.

Fehler Nr. 1: Von den neuen Werkzeugen die Lösung aller Probleme erwarten
Kein Kommunikationswerkzeug ist für alles gleich gut geeignet. Wer das Gegenteil glaubt, wird scheitern. Wer es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber behauptet verliert Glaubwürdigkeit. Jedes unternehmensinterne Social Network-Projekt muss deshalb klar definieren, auf welches Einsatzgebiet das Werkzeug zielt – und auf welche Gebiete explizit nicht.
Fehler Nr. 2: E-Mail ablösen wollen
E-Mail mag in vielerlei Hinsicht nicht perfekt sein – aber es ist ein Werkzeug das über die unterschiedlichen Hard- und Softwareplattformen funktioniert. Im Verkehr mit Lieferanten und Kunden wird E-Mail deshalb gemäß allen Marktuntersuchungen weiterhin die tragende Säule darstellen.
Fehler Nr. 3: Die Mitarbeiter nicht richtig einbeziehen
Unternehmen verwenden viel Aufwand in die Auswahl der richtigen Software-Lösung – aber viel zu wenig in die Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Wer glaubt eine Lösung am Tag X „über die Mauer“ werfen zu können sieht sich enttäuscht. Die Auswahl und Einführung einer sozialen Plattform oder einer Collaborationsplattform setzt ein Transformationsmanagement voraus, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine wichtige Rolle zuweist – und möglichst bereits lange vor der Softwareauswahl einsetzt.
Fehler Nr. 4: Fehlende Richtlinien
Wo man landet, wenn man der Belegschaft keine Rahmenbedingungen für die Nutzung eines elektronischen Werkzeugs vorgibt, haben Unternehmen am Beispiel E-Mail erlebt. Jeder tut was er möchte – und das ist meist nicht das Optimum für den Einzelnen und noch seltener das Optimum für das Unternehmen.
Fehler Nr. 5: Nicht trainieren
Soziale Netzwerke erscheinen vielen Verantwortlichen derart einfach, dass sie aufwändige Trainings für unnötig halten. Frei nach dem Motto: „Facebook hat die Leute auch nicht trainiert.“ Allerdings ist Facebook auch dann erfolgreich, wenn die Nutzer extrem unprofessionell und unwirtschaftlich kommunizieren. Unternehmen müssen dagegen die Nutzer ihrer internen sozialen Plattformen für jede aufgewendete Minute bezahlen.
Fehler Nr. 6: Nicht intervenieren
Laissez-faire ist vor allem in der Anfangsphase schädlich. Wer als Führungskraft seine Mitarbeitende bei der Einführung von internem Social Networking alleine lässt wird am Ende einen von zwei Effekten sehen: Entweder akzeptieren die Mitarbeitenden das Werkzeug nicht oder aber sie nutzen es so intensiv, dass ihnen vor lauter Kommunizieren immer weniger Zeit zum Arbeiten bleibt.

Wer die oben genannten Fehler vermeidet steigert die Chancen auf den Erfolg eines Social Network-Projekts deutlich. Entscheidend für den Erfolg sind dann letztendlich die Unterstützung des Top-Managements und die Bereitschaft des Unternehmens, in nennenswertem Umfang zu investieren.

Gehören Sie zu jenen Menschen, die ihren Arbeitstag mit dem Blick in den E-Mail-Eingangskorb beginnen? Als Smartphone-Besitzer gar schon vor der Arbeit? Falls Sie zu dieser (sehr großen) Gruppe gehören, können Sie Ihre Produktivität und Ihre Arbeitszufriedenheit schon durch eine kleine Änderung Ihrer Routine erhöhen. Wie Sie das tun können? Indem Sie erst 90 Minuten nach Arbeitsbeginn ihre E-Mails lesen!

Erledigen Sie in der dadurch gewonnen „E-Mail-freien“ Zeit jene Dinge, die wichtig sind und die ein konzentriertes Arbeiten erfordern. Fragen Sie sich „Wenn ich heute nur eine einzige Sache erledigen könnte, was sollte das sein?“. Besonders jene Tätigkeiten, für die Sie kein E-Mail benötigen bieten sich dabei an.

Planen Sie die Tätigkeit bereits am Vortag oder auf dem Weg zur Arbeit. Falls Sie sich erst am Arbeitsplatz darüber Gedanken machen, wird Ihnen mit Sicherheit partout nichts einfallen, was wichtiger sein könnte, als die E-Mails zu checken.

Die Umstellung ist nicht einfach. Doch wenn Sie den „Cold-Turkey“ einmal überstanden haben, werden Sie das Gefühl bekommen, in den 90 Minuten mehr zu erledigen als am gesamten restlichen Tag und Sie werden eine höhere Arbeitszufriedenheit verspüren.

Der Effekt resultiert daraus, dass die meisten Menschen von E-Mail getrieben werden. Sobald das erste E-Mail gelesen ist, läuft bei ihnen automatisch die „Abarbeitungsroutine“ an. Im Endeffekt wird viel kommuniziert – dabei gewinnt das scheinbar „Dringende“ stets Vorrang vor dem wirklich „Wichtigen“. Verschaffen Sie sich deshalb die notwendige E-Mail-freie Zeit. Der Morgen ist hierfür am besten geeignet.

Wie sieht es mit Pendlern aus, die täglich zwei Stunden im Zug sitzen? Sind diese zwei Stunden nicht wie geschaffen um E-Mails zu bearbeiten? Im Prinzip schon. Doch auch die meisten dieser Personen leiden darunter, dass sie vor lauter abarbeiten nicht mehr dazu kommen, die wirklich wichtigen Dinge zu tun. Wer einmal ins Hamsterrad gesprungen ist, kommt da schlecht wieder raus. Deshalb: Nutzen Sie die Zeit zum Zeitunglesen oder schlicht und einfach zur Erholung.

E-Mail erweckt den Eindruck, jeder wäre stets innerhalb kürzester Zeit erreichbar. Das ist natürlich falsch. Selbst der Gesündeste ist einmal krank. Und jeder ist einmal auf Dienstreise oder im Urlaub. Was soll in dieser Zeit mit den E-Mails geschehen?

Sofern wir einmal die Zeit auf dem Operationstisch (der Vollnarkose wegen) ausklammern, stellt sich vielen Menschen diese Frage nicht. Sie sind dank mobiler Geräte (Laptop, Smartphone, etc.) auch in ihrer Freizeit elektronisch für berufliche Belange erreichbar. Das ist aber eine schlechte Idee. Wer sich nicht einmal im Urlaub Freiräume schafft, betreibt massive Selbstausbeutung, die mittel- und langfristig sowohl ihm selbst als auch dem Unternehmen schadet. Wir raten unseren Kunden deshalb massiv dazu,  E-Mails im Urlaub und bei Krankheit nicht abzurufen. Nur wer seine Batterien gelegentlich auflädt, kann langfristig leistungsfähig bleiben. Außerdem erweckt ein "Ich bin immer erreichbar"-Typ nicht bei allen Bewunderung. Viele Chefs glauben, dass diese Menschen ganz offenbar ihre Aufgaben nicht so organisiert haben, dass diese auch bei ihrer Abwesenheit problemlos laufen. Und damit sind diese Menschen eine potentielle Gefahr für das Unternehmen. Denken Sie deshalb daran: ein wesentliches Funktionselement des Smartphones ist der Ausschalter (oder zumindest die Parametereinstellung "kein E-Mail-Abruf").

Wer seine E-Mails während des Urlaubs nicht sichtet nutzt meist den Abwesenheitsassistenten. Den Absender in dürren Worten darüber zu informieren, dass man sich erst nach der Rückkehr um seine Belange kümmern wird ist aber nicht sehr beziehungsfördernd. Vor allem dann nicht, wenn man diese „Das-Unternehmen-hat-für-Sie-jetzt-keine-Zeit“-Nachricht einem geschätzten Kunden sendet. Die mit Abstand beste Lösung bei Abwesenheit ist deshalb jene, die früher für den normalen geschäftlichen Schriftverkehr gang und gäbe war: Verzichten Sie auf den Abwesenheitsassistenten und benennen Sie einen Stellvertreter, der Ihre GESAMTE Post während Ihrer Abwesenheit sichtet und Dringendes oder Wichtiges einer sofortigen Erledigung zuführt. Dies kann dadurch geschehen, dass der Stellvertreter alle Eingangs-E-Mails automatisch weitergeleitet erhält oder (wesentlich besser!) indem er auf Ihren Posteingang zugreifen kann. Das ist absenderfreundlich und erleichtert Ihnen auch die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach dem Urlaub.

Obwohl die Stellvertreterregelung für die Mitarbeiter die mit Abstand beste Lösung ist, argumentieren in unseren Projekten viele Angestellten vehement dagegen. Fast immer begründen sie dies mit vertraulichen E-Mails und privaten E-Mails. Doch das lässt sich organisieren.

Sofern Sie keinen Stellvertreter haben und auf den Abwesenheitsassitenten zurückgreifen müssen/wollen, beachten Sie bitte folgendes: Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz zunächst mit einem Dank an den Absender. Benennen Sie dann das Datum, zu dem Sie wieder zurück sein werden (geben Sie einen oder zwei Tage später an, als Sie wirklich wieder zurück sind, das gibt Ihnen Zeit, sich durch die aufgelaufenen E-Mails zu arbeiten). Als nächstes sagen Sie dem Sender, was mit seiner eingegangenen E-Mail geschieht. Wird sie zur Kenntnis genommen? Falls ja: in welchen Abständen? Falls nein: Benennen Sie einen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten (mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer). Versprechen Sie, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr um das Anliegen des Absenders kümmern werden und schließen Sie mit einer Grußformel und Ihrem Namen.

Im Gegensatz zur E-Mail-Sichtung durch einen Stellvertreter hat die Lösung mittels Abwesenheitsassistenten den Nachteil, dass Sie nach Ihrer Rückkehr hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang vorfinden, von denen Sie nicht wissen, welche vielleicht von dem in der Abwesenheitsnotiz benannten Stellvertreter erledigt wurden.

Noch etwas anderes ist beim Abwesenheitsassistenten zu berücksichtigen: Nachdem die Abwesenheitsnachrichten immer wieder als Ausgangspunkt für Social Engineeringangriffe genutzt werden, unterbinden inzwischen immer mehr Unternehmen Abwesenheitsnotizen, die das Unternehmen verlassen. In diesem Fall wartet der Kunde also wochenlang auf Ihre Reaktion. Erkundigen Sie sich vor dem Urlaub also, ob Ihr Unternehmen noch Abwesenheitsnachrichten nach Außen schickt.