Manchmal braucht eine amerikanische Idee etwas länger um über den Atlantik zu uns zu gelangen. Im Fall von "Five sentences" waren es nahezu 4 Jahre. Doch jetzt taucht das Konzept "5 Sätze" in unseren E-Mail-Effizienzprojekten immer wieder auf.

Die Idee von Mike Davidson ist so einfach wie zwingend: Wer pro E-Mail maximal fünf Sätze verwendet spart Zeit. Und damit sich keiner über die kurze E-Mail wundert, fügt man zur Erläuterung einfach den Link auf die Website www.five.sentenc.es in die Signatur ein.

Wir haben das 5-Sätze-Konzept ausprobiert und festgestellt, dass ein großer Teil beruflicher E-Mails Sachverhalte enthält, die zu komplex sind, um in fünf Sätzen vollständig beschrieben zu werden. Dort wo wir die 5-Sätze-Vorgabe "mit der Brechstange" umgesetzt haben, waren viele Rückfragen und Missverständnisse die Folge. Im Endeffekt waren der Aufwand und der Zeitverlust größer als die Nutzeffekte der ursprünglich eingesparten Zeit. Zudem stellten wir fest, dass wir bei der 5-Sätze-Methode mehr E-Mails beantwortet haben, als wir dies vorher getan hatten. Schließlich war der Aufwand "nur 5 Sätze". Doch natürlich bekamen wir auch auf diese E-Mails wieder Antworten/Rückfragen/Kommentare, etc.

Wir raten deshalb vom Dogma "maximal fünf Sätze" ab. Eine E-Mail sollte so lange sein dürfen, wie es nötig ist. Aber auch nicht länger!

Wer sich auf seine Hauptpunkte konzentriert und auf den Punkt formulieren kann, wird automatisch kurze E-Mails schreiben. Denjenigen, die das Gefühlt haben, dass ihre E-Mails zu lange sind, empfehlen wir, das richtige Schreiben zu trainieren.

IBM-Wissenschaftler wollen es festgestellt haben: E-Mail-Nutzer, die auf die Anlage von Ablagesystemen verzichten und stattdessen alle gelesenen E-Mails in der Inbox belassen sparen Zeit und Aufwand.

Wenn wir einmal davon absehen, dass der Posteingang nicht der richtige Platz ist, um E-Mails aufzubewahren, so sehen wir bei immer mehr Kunden, dass Mitarbeiter mit der "Alles-auf-einen-Haufen"-Technik tatsächlich zunehmend gut fahren. Selbst von jenen Mitarbeitern, die ihre Eingangspost ordentlich ablegen, kommt ein großer Teil hervorragend damit zurecht, dass die gesendeten E-Mails auf einem großen Haufen liegen. Weshalb das System nicht auf alle E-Mails ausdehnen und einen Ordner mit "Ablage" neben den Posteingang stellen?

Tatsache ist, dass neue mächtige Suchmöglichkeiten (teilweise innerhalb der E-Mail-Software, teilweise durch Zusatzmodule) den schnellen Zugriff ermöglichen. Sofern Sie mit der E-Mail-Ablage kämpfen, sollten Sie sich überlegen die in Unterordner strukturierte Ablage durch einen einzigen Ablageordner zu ersetzen.

Die "Ein-einziger-Haufen"-Technik ist allerdings dann nicht hilfreich, wenn es darum geht aus Revisions- , Archivierungs- oder Datensicherungsgründen sicher zu stellen, dass die zu einem Projekt gehörenden E-Mails gesamtheitlich erfasst und verlagert werden.

Kommunikationswissenschaftler unterscheiden Kommunikationsmedien dahingehend, wie "reich" sie sind. Je mehr unterschiedliche Informationen ein Medium gleichzeitig überträgt, als desto reicher gilt es. "Reichtum" ist ein Wert an sich, da er die Gefahr von Missinterpretationen und Missverständnissen reduziert.

Ein persönliches Gespräch ist kommunikationstechnisch das reichste Medium. Es überträgt neben den gesprochenen Inhalten noch unzählige weitere Informationen (Dialekt, Betonung, Gestik, Mimik, Körperhaltung, Kleidung, etc. etc.). Tatsächlich sollen diese Informationen sogar 93% der übermittelten Botschaft ausmachen. Das Gespräch gilt auch noch deshalb als so reich, weil der Sprecher an Verhalten des Zuhörers merken kann, ob seine Botschaft richtig verstanden wurde. Oder ob er den Zuhörer beispielsweise unabsichtlich vor den Kopf gestoßen hat.

Eine SMS gilt dagegen als kommunikationstechnisch sehr arm, dicht gefolgt von Tweets und E-Mail. Bei "armen" Kommunikationsmedien ist die Gefahr von Missverständnissen und Fehlinterpretationen sehr hoch.

Bei der Auswahl von E-Mail als Kommunikationsmittel sollten Sie sich über diese Schwäche von E-Mail klar sein. Fragen Sie sich vor dem Schreiben einer E-Mail folgende Fragen:

• Wie einfach kann diese Nachricht falsch verstanden werden? Falls die Gefahr groß ist, sollten Sie ein reicheres Kommunikationsmittel wählen.
• Welche negativen Auswirkungen hätte ein Missverständnis auf mein Geschäft? Mein Projekt? Meinen persönlichen Ruf? Bei der Gefahr von sehr negativen Auswirkungen sollten Sie von E-Mail Abstand nehmen.
• Falls es zu einem Missverständnis kommen sollte: Wie schnell wird dies voraussichtlich erkannt werden und wie lange wird es wohl dauern, bis alles wieder im Lot ist? Falls Fehler längere Zeit unbemerkt bleiben würden und/oder die Korrektur aufwändig ist, sollten Sie E-Mail als Kommunikationsmittel überdenken.

Nahezu jeder von uns hat sich schon zu Newslettern, Benachrichtigungen oder Produktinformationen angemeldet. Nachdem sich unsere Interessen laufend ändern - und wir oft auch immer weniger Zeit für das Lesen solcher Nachrichten haben- sind nicht mehr alle diese Nachrichten willkommen. Einer aktuellen Studie zufolge fühlen sich 58 Prozent der E-Mail-Nutzer durch unnötige Newsletter belästigt. Die meisten löschen diese Nachrichten beim Eintreffen immer aufs Neue.

Sofern Sie zu dieser Gruppe gehören empfehlen wir Ihnen sich unwillkommene Benachrichtigungen ein für allemal vom Hals zu schaffen. Melden Sie sich einfach ab. Anders als bei unverlangt zugesandtem Spam führen solche Abmeldungen nicht zu Nachteilen. In jedem seriösen Newsletter befindet sich ein Link über den Sie sich abmelden können. Wenn Sie schon dabei sind Ballast abzuwerfen, können Sie auch noch kurz einen Blick auf jene Newsletter werfen, die Sie gelegentlich lesen. Fragen Sie sich, ob Sie die Informationen für Ihre Arbeit benötigen. Fragen Sie sich ferner, ob Sie die Informationen im Bedarfsfall nicht ohnehin leicht im Internet finden könnten. Sofern Sie unter der E-Mail-Fülle stöhnen können Sie noch eine härtere Selektionsfrage stellen: Fragen Sie sich, ob Sie für den Newsletter auch bezahlen würden. Falls nicht, melden Sie sich ab.

Auch wenn es uns natürlich leid tut wenn wir LeserInnen unseres Newsletters verlieren, so empfehlen wir doch jedem, für den unser Newsletter keinen wichtigen Beitrag liefert, diesen zu löschen. Nötigenfalls wissen unsere Abonennten ja, dass Sie bei softrust.com immer einen Ansprechpartner zur E-Mail-Effizienz finden.

Praktisch alle beruflich genutzten E-Mail-Systeme bieten einen Kalender an. Mit dem entsprechenden Server im Hintergrund kann man nicht nur seine eigenen Termine verwalten, sondern auch auf die Termine der Kollegen zugreifen. In den meisten Unternehmen ist der Kalender neben E-Mail die am häufigsten genutzte E-Mail-Client Funktion. Allerdings gibt es bei der Kalendernutzung Einiges zu beachten:

1. Halten Sie Ihren Kalender aktuell
Tragen Sie alle Ihre Termine in den Kalender ein. So werden Sie seltener zu Veranstaltungen eingeladen, bei denen Sie aufgrund anderer Verpflichtungen nicht teilnehmen können.

2. Tragen Sie nur "harte" Termine ein
In den Kalender gehören nur Dinge, die zwingend genau an diesem Tag/zu dieser Uhrzeit erledigt werden MÜSSEN. Dinge, die Sie an diesem Tag erledigen MÖCHTEN gehören in die Aufgabenliste.

3. Lassen Sie zwischen den Terminen Zeit
Die Standardeinstellung der E-Mail-Clients schlägt für den Beginn und das Ende von Terminen immer Uhrzeiten im halben Stundenraster vor. Das führt dazu, dass oft ein Meeting direkt an das andere anschließt. Das ist aber eine schlechte Idee. Wenn die Startzeit des nächsten Meetings mit dem Ende des aktuellen Meetings zusammenfällt sind von vornherein Stress und verzögerte Starts vorprogrammiert. Sie und Ihre Kollegen benötigen nämlich Zeit, um von einem Meeting zum nächsten zu kommen. Laden Sie deshalb für Ihre Meetings immer fünf Minuten nach der vollen (oder halben) Stunde ein und beenden Sie die Veranstaltung zehn Minuten vor der vollen (oder halben) Stunde.

4. Machen Sie Termine mit sich selbst
Wer nicht aufpasst, dem wird seine Zeit per Kalender sehr schnell von Kollegen und Chefs "zugebucht". Für die eigentlichen Aufgaben bleiben dann nur noch die Lücken, die die anderen nicht wollten. Vermeiden Sie dies indem Sie sich große Zeitscheiben für Ihre Hauptaufgaben im Kalender reservieren. 5. Schützen Sie Privates oder Vertrauliches Markieren Sie alle Termine, deren Details andere nichts angehen, als "privat"Den . Dann sehen die Kollegen lediglich, dass bestimmte Zeiten bereits belegt sind. Die Details sind aber nicht sichtbar.

Weihnachten und der Jahreswechsel sind Zeitpunkte, zu denen sich viele über die sogenannte Work-Life-Balance Gedanken machen. Darüber, wie E-Mail das Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben beeinflusst, gibt es unterschiedliche Meinungen.

Ein Manager erzählte mir neulich, dass E-Mail ihm bislang verwehrte private Termine ermögliche. "Ich habe am Freitagnachmittag meinem Sohn beim Fußballturnier zugeschaut. In der Pause checkte ich meine E-Mails. E-Mail hat mir eine völlig neue Freiheit geschenkt."

Es gibt wirklich Menschen wie diesen Manager, die von einer Sekunde auf die andere zwischen Privatleben und Geschäftsleben hin- und herschalten können. Die meisten von uns können dies aber nicht. Wir verfolgen die zweite Fußballhalbzeit nur noch halbherzig, weil unsere Gedanken mit den kritischen Nachrichten beschäftigt sind, die wir in der Pause gelesen haben. Im Endeffekt haben wir das Schlechte beider Welten: wir sind nicht ganz in der Freizeit aber auch nicht so richtig im Beruf. Das merken unsere Mitmenschen und Kollegen.

Unzählige Beispiele aus unseren E-Mail-Effizienzprojekten haben uns gezeigt, dass die einfachste und effizienteste Methode einer gesunden Work-Life-Balance ist, geschäftliche E-Mail grundsätzlich nicht ins Privatleben zu lassen. Weder am Morgen, noch am Abend, am Wochenende oder während des Urlaubs. Das ist gar nicht so einfach, denn E-Mail befriedigt einige unserer menschlichen Grundbedürfnisse derart gut, so dass wir - ähnlich wie ein Süchtiger - unsere E-Mails lesen WOLLEN auch wenn dies faktisch nicht gut für uns ist.

Was soll also jemand tun, der während der regulären Arbeitszeiten seinen Sohn Fußball spielen sehen möchte? Den Termin wahrnehmen, ohne seine E-Mail zu lesen! Denn, dass er sich nur dann von seinen beruflichen Aufgaben entfernen darf, wenn er per E-Mail erreichbar ist, ist doch reiner Selbstbetrug. Entweder es geht grundsätzlich - oder es geht grundsätzlich nicht. Statt seine E-Mails abzurufen hinterlässt er seinen Kollegen: "In dringenden Fällen bin ich telefonisch erreichbar." Er wird sehr selten angerufen werden. Und wenn es wirklich einmal passiert, dann wird er vielleicht auch vom Fußballplatz aus per Smartphone in die wichtige E-Mail schauen, auf die ihn der Anrufer hingewiesen hat.

Wer E-Mail nutzt - und das tun wir alle inzwischen sehr intensiv - sollte bestimmte Grundfertigkeiten besitzen. Diese sind trivial - und trotzdem hat kaum ein E-Mail-Anwender jemals intensive Schulung in diesen Fertigkeiten erhalten.

Folgende Fertigkeiten beschleunigen Ihre E-Mail-Bearbeitung deutlich:

A. Kenntnis der modernen Funktionen Ihres E-Mail-Clients
Über 70 Prozent aller beruflichen E-Mail-Anwender kennen nur die Basisfunktionalitäten ihres E-Mail-Systems. Dabei könnten sie durch die fortschrittlicheren Funktionen ihres E-Mail-Systems wesentlich produktiver werden.

B. Gute Lesefähigkeiten
Natürlich haben Sie in der Schule das Lesen gelernt. Doch mit den in der Schule gelernten Leseverfahren kommt ein normal guter Leser gerade einmal auf 200 bis 300 Wort pro Minute - bei einem eher mittelmäßigen Textverständnis. Wer täglich über eine Stunde mit dem Lesen von E-Mails, Berichten, etc. verbringt tut gut daran, seine Lesefähigkeiten auszubauen. Mittels Schnelllesekurs lässt sich die Lesegeschwindigkeit verdoppeln - bei gleichzeitig besserem Textverständnis.

C. Schreibfähigkeiten
Wir reden hier nicht über die Fähigkeit, gute Texte zu schreiben (obwohl das auch ein Thema ist) sondern darüber, die Texte schnell in den Rechner zu bekommen. Dies geschieht per Tastatur. Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Jeder, der täglich mehr als eine halbe Stunde Texte in den PC eingibt, sollte das Zehnfingerschreiben beherrschen. Selbst wenn man dadurch nur um 20 Prozent schneller werden würde, lohnt sich das: Wer bisher täglich 45 Minuten tippt, kann sich jedes Jahr über 30 Stunden sparen - das ist der größere Teil einer Arbeitswoche.

Sorgen Sie dafür, dass Sie über jene Grundfertigkeiten verfügen, die Ihnen das E-Mail-Leben einfacher machen.

In unseren E-Mail-Effizienzprojekten wird immer wieder darüber geklagt, dass E-Mail zu Unverbindlichkeit verführen würde. "Früher", so brachte es ein Schulungsteilnehmer einmal auf den Punkt; "machten wir in Besprechungen Nägel mit Köpfen. Heute wird alles aufgeschoben. ‚Mailen wir darüber' sagt man und geht ohne feste Vereinbarung auseinander." Ähnlich verliefen viele Telefonate. Statt zu einer Entscheidung zu kommen, würde man sich darauf einigen, E-Mails auszutauschen. Im Endeffekt würden Entscheidungen wegen E-Mail heute länger dauern und wesentlich mehr Aufwand erfordern.

Daran ist viel Wahres. E-Mail ist an diesem Zustand allerdings nur insofern Schuld, als es die Kommunikation einfach gestaltet und deshalb das Ausweichverhalten relativ schmerzfrei macht. Der Hauptgrund für die Unverbindlichkeit liegt nicht in E-Mail, sondern darin, dass heute viele Informationen auf Rechnern gespeichert sind und bei den Besprechungen nicht vorliegen. Der Klassiker ist die Terminvereinbarung für das nächste Meeting. Früher legten alle Teilnehmer ihre Kalender auf den Tisch und suchten gemeinsam einen freien Termin. Heute ist der Kalender in Outlook oder Lotus gespeichert und niemand traut sich ohne einen Blick in ihn einen Termin zuzusagen.

Was können Sie tun, damit wieder "mehr Nägel mit Köpfen" gemacht werden?

Hier einige Tipps:
- Versorgen Sie im Vorfeld alle Beteiligen(einer Besprechung / eines Telefonats) mit allen relevanten Informationen. Verteilen Sie diese per E-Mail oder drucken Sie diese nötigenfalls für alle Teilnehmer aus. Lassen Sie es nicht zu, dass die Entscheidung vertagt wird. "Wir haben alle wichtigen Informationen. Es gibt keinen Grund, die Entscheidung aufzuschieben!") Überlegen Sie sich, ob Sie wegen der Ausrede: "Ich habe die Information noch nicht gelesen" eine Entscheidung vertagen wollen.

- Trauen Sie sich auch Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen zu. "Es stimmt schon, dass wir … nicht genau wissen. Die Frage ist: würde das unsere Entscheidung ändern? Falls nicht, lassen Sie uns sofort entscheiden! Dann haben wir die Sache vom Tisch."

- Bitten Sie die Teilnehmer einer Besprechung ihre Terminkalender mitzubringen (im Notebook oder ausgedruckt). Alternativ können Sie bei der Besprechung mit Ihrem Rechner online sein und beim Tagesordnungspunkt "Folgetermine festlegen" die Termine suchen, zu denen alle Beteiligten verfügbar sind. Das geht z.B. mit der automatischen Outlook Funktion innerhalb weniger Sekunden.

Manchmal ist eine finale Entscheidung einfach nicht zu treffen. In diesem Fall sollten Sie das nächstbeste Ding tun: eine Entscheidung über die nächsten konkreten Schritte treffen. Wer macht bis wann genau was? Versuchen Sie dabei die Termine so kurz als möglich zu setzen. So bleibt die Sache unter Dampf.

Wer im Haushalt etwas repariert benötigt Werkzeuge. Ohne Hammer ist schlecht nageln. Ohne Beißzange lassen sich Nägel schwerlich lösen. Ohne Schraubenschlüssel bleiben Muttern, wo sie sind. Idealerweise hat man für jede Anwendung das richtige Werkzeug. Wenn nicht, muss man sich behelfen. Da wird die Beißzange dann schnell einmal als Hammer benutzt oder es wird mit ihr eine Mutter gelöst. Das ist aufwändiger als mit dem Originalwerkzeug und hinterlässt an Nägeln und Muttern unter Umständen Spuren. Es funktioniert aber zumindest.

In der Kommunikation ist es ebenso. Auch da gibt es für jeden Zweck ein optimales Werkzeug. Und es gibt E-Mail. E-Mail ist so etwas wie ein Allzweckwerkzeug, das von vielen für so ziemlich alles genutzt wird. Das darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass E-Mail für bestimmte Situationen nicht das beste Werkzeug ist. Es ist teilweise sogar schädlich oder gefährlich.

E-Mail ist in folgenden Kommunikationssituationen eine perfekte Wahl:
- Es geht um eine konfliktfreie, operative Angelegenheit ("Business as usual").
- Die Nachricht ist nicht dringend.
- Die Nachricht richtet sich an eine begrenzte Anzahl von Kommunikationspartnern, von denen mindestens einer räumlich entfernt ist. Die Kommunikationspartner sind überwiegend bereits bekannt.
- Schriftlichkeit ist gewünscht, zumindest aber nicht schädlich.

Je weniger dieser Bedingungen zutreffen, desto weniger ist E-Mail für diese Situation geeignet. Sie sollten in diesen Situationen deshalb überlegen, ob ein anderes Werkzeug aus Ihrer "Kommunikationswerkzeugkiste" den Zweck nicht wesentlich besser erfüllt. Sofern Sie sich trotzdem für E-Mail entscheiden, sollten Sie sich zumindest klar darüber sein, dass Sie eine Behelfslösung gewählt haben.

Viele Germanisten grauen sich vor E-Mail-Texten. Wie diese teilweise geschrieben seien, das sei kein richtiges Deutsch mehr. Einwortsätze ("Ja", "Machen!" "Morgen", etc.) und Zweiwortsätze ("Bis übermorgen", "Thomas Baier", "Info Gerd:", etc.) machen große Teile einer E-Mail aus. Viele Sätze kommen ganz ohne Prädikat daher.

Auch wenn es Germanisten nicht gefällt: die deutsche Sprache lebt und deshalb sind Änderungen auch vollkommen normal. E-Mail, SMS und soziale Netzwerke üben einen derart hohen Veränderungsdruck auf unsere Sprache aus, dass wir vieles was heute noch ungewohnt aussieht in einigen Jahren als vollkommen normal erachten werden.

Bis wir dort angekommen sind, gelten für geschäftliche E-Mails folgende Grundregeln:
- Geschäftliche Post eignet sich nicht dazu, die Sprache zu revolutionieren. Überlassen Sie das der privaten Kommunikation.
- Dort wo E-Mail genutzt wird um etwas zu schreiben wofür bislang ein Brief verwendet wurde muss sich die Schreibweise am Geschäftsbrief orientieren. Eine laxe Sprache, verkürzte Sätze und Emoticons gehören nicht in diese Schreiben. Die Grußformeln sind formal zu halten, der Text so ausführlich, dass er ohne Rückfragen verstanden wird. Akzeptabel sind Strichaufzählungen.
- Dort wo E-Mail ein Gespräch ersetzt, darf im Prinzip all das verwendet werden, was auch in einem Gespräch mit der entsprechenden Zielperson benutzt würde. Verwenden Sie also die Worte und die Satzkonstruktionen, die für die jeweilige Person angemessen sind. Verwendet die Person selbst Einwortsätze, Anglizismen,etc. so dürfen Sie dies ebenfalls tun.
- Denken Sie immer daran, dass Ihre E-Mail mit einer hohen Wahrscheinlichkeit auch von Dritten gelesen wird, formulieren Sie also so, wie sie es in einem Gespräch unter Zeugen tun würden. Dieser Regel fällt so manches Smiley zum Opfer.

Kommunikation gehört zu den Hauptaufgaben jeder Führungskraft. Es wundert deshalb nicht, dass Manager mit zu den Hauptanwendern von E-Mail gehören. Spätestens wenn man einen Blackberry oder ein Smartphone in Händen hält, scheinen alle Dämme zu brechen. E-Mail wird zur unverzichtbaren Nabelschnur zum Unternehmen.

Mit ihrem E-Mail-Verhalten tun die Chefs sich und ihren Mitarbeitern aber häufig nichts Gutes. Sie erzeugen Erwartungshaltungen, die von den Kommunikationspartnern nur unter Anstrengungen erfüllt werden können. Und sie setzen oft eine Entwicklung in Gang, die allzu oft in Ineffizienz und Stress endet.

Aufgrund vieler E-Mail-Effizienzprojekte wissen wir, dass auch bei E-Mail "der Fisch vom Kopf stinkt". Dort, wo der Chef ein effizienter E-Mailer ist, arbeiten auch die Mitarbeiter in der Regel sehr effizient. Dort, wo der Chef nicht weiß, wie E-Mail optimal genutzt wird, versinken die Mitarbeiter in E-Mails.

Vorgesetzte müssen sich über ihre Vorbildfunktion klar sein. Deshalb sind sie mehr als jeder andere gefordert, E-Mail richtig zu nutzen.

Weniger ist oft mehr. Das gilt auch für den professionellen Umgang mit E-Mail.

Wählen Sie deshalb immer "wenig" wenn Sie sich bei E-Mail zwischen "viel" oder "wenig" entscheiden können. Es lohnt sich: "Wenig" resultiert in weniger Ablenkung, einer höheren Produktivität, besserer Qualität, weniger Stress und einer höheren Arbeitszufriedenheit.

Wo Sie "weniger" tun können:

1. E-Mails weniger oft abrufen: Sichten Sie neu eingegangene E-Mails so selten wie es Ihr Job zulässt. In unserer Beratungspraxis hören wir immer wieder, dass es heutzutage ohne ständige Überprüfung des Posteingangs nicht mehr gehe. Nahezu in allen Fällen stellt sich das aber als ein Irrtum heraus.

2. Weniger E-Mail-Accounts: Beschränken Sie sich auf maximal zwei Posteingänge. Wer seine berufliche E-Mail-Adresse abruft, dann zum Account für Newsletter hastet, kurz bei Googlemail die privaten E-Mails checkt um dann noch schnell bei Hotmail, Facebook und Xing vorbeizuschauen, muss alleine schon aufgrund dieser Tour erschöpft sein. Reduzieren Sie die Anzahl der Anlaufstellen. Sofern Sie alle diese verschiedenen Accounts wirklich benötigen, leiten Sie die Nachrichten zumindest an maximal zwei Posteingänge weiter.

3. Weniger Eingangs-E-Mails: Sie können dafür sorgen, dass eine große Anzahl von E-Mails nie in Ihrem Posteingang landet. Hier die besten Ansätze:
A) Benutzen Sie gute Spam-Filter bzw. einen Service mit einem guten Spamfilter.
B) Kündigen Sie alle Newsletter, die Sie nicht ständig lesen.
C) Leiten Sie automatisch generierte Bestätigungsmails (eBay, Amazon, etc.) sowie routinemäßige Rundmails ("Die nächste Feuerwehrübung", "Wartung SAP-System") per automatischer Regel in einen Ordner um, den Sie nur in Ausnahmefällen sichten.
D)Teilen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern mit, welche E-Mails Sie in Zukunft nicht mehr bekommen möchten. Dies gilt v.a. für CC-E-Mails. E) Sagen Sie Ihren Freunden und Bekannten, dass Sie keinen Wert auf Spaßmails legen.

4. Weniger Kontakte mit einer Eingangs-E-Mail: Nehmen Sie jede E-Mail so selten wie möglich in die Hand. Idealerweise sollte jede E-Mail nach dem ersten Lesen erledigt sein. Das geht nicht immer. Aber auf keinen Fall sollten erledigte oder auf Termin gelegte E-Mails im Posteingang verbleiben wo sie Ihr Auge bei der nächsten Posteingangskontrolle ablenken.

5. Weniger Verarbeitungsschritte pro Eingangs-E-Mail: Limitieren sie die Anzahl der Aktivitäten, die Sie aufgrund einer Eingangs-E-Mail vornehmen. Wer eine E-Mail liest, auf diese antwortet, sie weiterleitet, temporär ablegt und später löscht braucht mehr Zeit als der, der sie zur Kenntnis nimmt und dann einfach löscht. Antworten Sie nicht, wenn eine Kenntnisnahme reicht. Legen Sie nur ab, wenn Sie diese E-Mail mit ziemlicher Sicherheit noch einmal benötigen. Selbst das Lesen lässt sich reduzieren: lesen Sie lange E-Mails quer, ob sich ein genaues Lesen überhaupt lohnt.

6. Weniger E-Mails schreiben: Je mehr E-Mails Sie schreiben, desto mehr E-Mails werden Sie erhalten. Nutzen Sie deshalb E-Mail nur dort, wo es wirklich das beste Werkzeug ist. In allen anderen Fällen suchen Sie das persönliche Gespräch oder rufen an - oder Sie lassen die Sache einfach auf sich beruhen. Sie werden feststellen, dass sich die Welt auch dann noch weiter dreht, wenn man auf weniger wichtige E-Mails vollkommen verzichtet.

7. Weniger Text pro E-Mail: Beschränken Sie sich in Ihren E-Mails auf die Kernaussagen und lassen Sie alles Unnötige weg. Setzen Sie sich eine Obergrenze. Viele Themen sind für einen trainierten Schreiber mit maximal 7 Sätzen erledigt.

E-Mail-Schreiber gehen meist davon aus, dass ihre E-Mails vom Empfänger sorgfältig gelesen werden. Das ist aber häufig nicht mehr der Fall.

Viele Empfänger sehen in einer E-Mail nämlich nicht mehr den geschriebenen Brief, der ordentliche Würdigung verdient. Vielmehr betrachten sie E-Mail als ein Transaktionselement. Für solche Empfänger ist eine E-Mail lediglich ein Impuls, der schnellstmöglich richtig interpretiert werden muss, um dann mit einer Aktion abgeschlossen zu werden.

Diese Empfänger lesen E-Mails nur noch quer. Sobald sie GLAUBEN, genug verstanden zu haben, werden sie aktiv - indem sie entweder handeln oder die E-Mail löschen. Dies gilt vor allem für Manager, die täglich über 100 E-Mails erhalten und diese so schnell als möglich vom Tisch haben möchten.

Ein amerikanischer Fachjournalist hat vorgeschlagen, E-Mails grundsätzlich auf die Twitterlänge von 140 Zeichen zu begrenzen. Dieser Vorschlag ist für komplexe geschäftliche Sachverhalte zweifellos nicht praktikabel. Richtig ist aber, dass man als Schreiber seine E-Mails so formulieren muss, dass auch die Querleser zu jener Aktion gelangen, die der Schreiber von ihnen erwartet. Hier einige Tipps:

(1) Schreiben Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail. Mehrere Themen pro E-Mail sind der sicherste Weg, dass eines davon vom Leser übersehen wird.

(2) Finden Sie eine Überschrift, die den Kern des E-Mail-Inhaltes wiedergibt.

(3) In die ersten Sätze gehört das Wichtigste. Schreiben Sie hier welche Aktion Sie vom Empfänger erwarten und bis wann diese geschehen soll. Oder beantworten Sie hier die an Sie gestellte Frage. Erläuterungen, Herleitungen, etc. kommen erst später.

(4) Bieten Sie den Augen Orientierungshilfen: gliedern Sie Ihren Text in kurze Absätze, die durch Leerzeilen getrennt sind. Dabei nimmt die Wichtigkeit der Absätze nach hinten hin ab. Der dritte Paragraph enthält also Wichtigeres als der vierte Paragraph - und unwichtigeres als der zweite Absatz.

(5) Strukturieren Sie auch innerhalb der Absätze nach Wichtigkeit. Jeder Absatz beginnt mit dem wichtigsten Satz. Dann kommt der zweitwichtigste Satz, gefolgt vom drittwichtigsten Satz. Etc.

(6) Benutzen Sie kurze Hauptsätze und verwenden Sie eine möglichst einfache Sprache (einfache Zeiten, einfache Wörter, einfache grammatikalische Konstruktionen, aktive Formulierungen, etc.). - Vereinfachen Sie wo es geht. Nutzen Sie Strichaufzählungen und Nummerierungen intensiv.

(7) Halten Sie den Text so kurz als möglich.

E-Mail ist ein "schnelles" Medium. Per E-Mail fragt man "schnell" einmal etwas an. Oder antwortet "schnell" auf eine Frage. Die Finger machen sich selbständig und tippen einfach darauf los. Und schon ist "Senden" angeklickt und der Vorgang ist vorerst einmal vom Tisch.

So befriedigend solche Ad-hoc-Handlungen sein können: sie sind leider nicht immer professionell. E-Mail verführt nämlich zur Improvisation. Viele Dinge die eigentlich ordentlich organisiert gehörten, werden provisorisch abgehandelt.

Beispielsweise erhält man häufig die gleichen Anfragen und antwortet immer wieder aufs Neue darauf. In jedem Einzelfall handelt es sich um relativ wenig Aufwand. Addiert man den Aufwand aber über die Zeit, so kommt doch Einiges zusammen. Was noch wichtiger ist: wer die Antwort immer neu komponiert, generiert unterschiedlich gute Qualität. Nicht immer ist man gleich gut in Form. Manchmal vergisst man Dinge. Oder drückt sich weniger gut aus.

Bevor Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie sich deshalb überlegen, ob die individuelle Antwort wirklich die beste Lösung ist, oder ob es nicht eine langfristig bessere Lösung gibt. Sofern Sie beispielsweise immer die gleiche Anfrage erhalten, gibt es diese Lösung mit Sicherheit.

Die Lösung auf das Anfrage-Problem kann darin bestehen, dass Sie Textbausteine oder gar eine komplette Vorlage für die Antwort-E-Mail anlegen. Diese brauchen Sie in Zukunft dann nur noch aufzurufen. Innerhalb weniger Sekunden ist dann eine qualitativ hochwertige Antwort generiert.

Sie können aber auch auf ein anderes Medium wechseln: Beantworten Sie die häufigsten Fragen einfach im Firmen-Wiki. Viele Fragesteller werden dort künftig die Information von sich aus finden und sich erst gar nicht an Sie wenden. Denjenigen, die immer noch eine E-Mail schreiben, schicken Sie dann einfach eine (natürlich vorlagenbasierte) E-Mail mit dem Link auf die Antwort im Wiki.

Auch andere Lösungen sind möglich. Vielleicht benötigen die Anfragenden einfach selbst Zugriff auf eine bestimmte Datenbank. Oder sie brauchen eine schriftliche Dokumentation. Oder eine Schulung. Sorgen Sie dafür, dass die Kollegen all das bekommen, was sie für ihren Job benötigen.

Meist ist es zunächst aufwändiger, ein Problem gleich richtig zu lösen. Doch der Aufwand lohnt sich mit Sicherheit. Für Sie und für Ihre Kommunikationspartner.

Kultur äußert sich nicht zuletzt darin, dass man nicht alles tut, was man tun könnte. E-Mail kennt diese Selbstbeschränkung von Haus aus viel zu selten. Alles was geht, wird auch gemacht. Das Ergebnis ist eine anarchische - um nicht zu sagen "barbarische" - Arbeitsumgebung.

Beispielsweise werden E-Mails ohne Bedenken mitten in der Nacht geschrieben. Und zwar von genau den gleichen Personen, die niemals auf die Idee kämen, andere Menschen nach Mitternacht zu Hause anzurufen. Jeder Mensch mit etwas Kinderstube hat schließlich gelernt, dass es triftige Gründe dafür geben muss, bevor man jemanden nach 22 Uhr oder am Wochenende stört. Es gibt eine Anstandsgrenze, die es einfach einzuhalten gibt.

Reden Sie sich nicht darauf hinaus, dass der E-Mail-Empfänger ja selbst bestimmen könne, wann er seine E-Mails abruft. Alleine schon der Zeitstempel des Versandes erzeugt beim Empfänger Druck - vor allem dann, wenn es ein Machtgefälle zwischen dem Sender und dem Empfänger gibt. Als Vorgesetzter oder Kunde sind Sie deshalb in besonderer Verantwortung. Zeigen Sie Souveränität und Kultur: Setzen Sie sich einen Zeitpunkt, ab dem Sie abends keine E-Mails mehr absenden. Verzichten Sie an Wochenenden oder Feiertagen ebenfalls auf E-Mails.

Sofern Sie in einem Team arbeiten das über mehrere Zeitzonen verteilt ist erscheint solch eine "Anstandsgrenze" als widersinnig. Schließlich scheint immer irgendwo auf dem Globus gerade die Sonne. Aber gerade hier gilt, dass Sie selbst die Grenzen ziehen müssen, die einen produktiven, kultivierten Menschen von einem Menschen, der ständig der Zeit hinterher zu hecheln versucht, unterscheiden. Denn - was ist unsinniger: sich selbst Grenzen aufzuerlegen oder zu glauben, dass man ein ganzes Arbeitsleben lang rund um die Uhr produktiv und dabei auch noch ausgeglichen sein könnte?