Langjährig eingeschliffene Verhaltensweisen
ändern sich nicht so leicht. Die
tägliche Arbeit mit ihrem Termin-
und Leistungsdruck lässt viele Mitarbeiter
in ihre alten Verhaltensmuster und E-Mail-Bearbeitungsroutinen
zurückfallen - selbst dann, wenn
sie das explizit nicht möchten.
Damit die durch eine organisatorische
Maßnahme erzielten Fortschritte den Mitarbeitern
und dem Unternehmen nicht wieder verloren
gehen, muss auch nach der Implementierung
noch Aufwand betrieben werden. Nur so
können die neuen Arbeitsweisen bei
den Mitarbeitern fest verankert werden.
Dies ist eng gekoppelt mit einer ständigen
Qualitätskontrolle und - sofern notwendig
- korrigierenden Maßnahmen.
Über die Verankerungsphase hinaus
sind aus rechtlichen Gründen weitere
ständige Kontrollen nötig. Der
Gesetzgeber entlässt die E-Mail-Verantwortlichen
nämlich nur dann aus der persönlichen
Haftung, wenn sie ein entsprechendes Kontrollsystem
aufgesetzt haben, das die Einhaltung von
definierten Richtlinien auch regelmäßig
überprüft.
Es reicht also nicht aus, eine E-Mail-Richtlinie
zu haben. Man muss deren Einhaltung auch
nachweislich ständig kontrollieren.
SofTrust übernimmt für Unternehmen die
laufende Qualitätssicherung im Email-Bereich.
Dies reicht von der reinen Audit-Funktion
(zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften)
bis hin zu proaktiven Maßnahmen.
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